Türchen 20/2017: So haben Sie immer einen leeren Posteingang

  • Jeden Tag werden wir von E-Mails überflutet. Diese Menge an E-Mails zu überprüfen und zu beantworten, führt zu Zeitverlust und Dauerstress während der Arbeitszeit. Dies beruht auf dem Druck, der aus dem ungeschriebenen Gesetz resultiert, dass eine E-Mail innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden muss. Studien sprechen von 30 - 40 % Arbeitszeit, die von der Bearbeitung von E-Mails aufgezehrt werden. Unter Umständen gehen wichtige E-Mails einfach unter.

    Im Folgenden wird ein Vorschlag gemacht, wie Sie Ihren Posteingang stets leer halten können. Der Beitrag ist aufgegliedert in die Abschnitte:

    1. Vorarbeiten
    2. Laufende Arbeiten
    3. Aufräumarbeiten

    1. Vorarbeiten

    Ordner nach Aktualität sortieren

    Es ist sinnvoll, Ihre E-Mails nach drei Kriterien zu organisieren: Zum ersten die, für die noch eine Aktion austeht, zum zweiten die, die zu einem aktuellen Vorgang gehören, und zum Dritten die, die abgeschlossen sind und aufbewahrt werden müssen.

    1. Legen Sie auf der höchsten Hierarchiestufe Ihres Ordnersystems drei Hauptordner an:
      • Zu erledigen (Aktion steht aus)
      • Aktuell (aktuelle Vorgänge/Projekte)
      • Archiv (nur Aufbewahrung)
    2. Da die Ordner automatisch alphabetisch sortiert werden, können Sie sie "1. Zu erledigen" usw. nennen.
    3. In den Ordner "Aktuell" verschieben Sie alle Ihre E-Mails, die sich derzeit in Ihrem E-Mail-System befinden.

    Unterordner im Zu-Erledigen-Hauptordner anlegen

    Das Ordnersystem unter dem Hauptordner "Zu erledigen" hängt davon ab, wie viele E-Mails Sie täglich erhalten und wie oft am Tag Sie sie abarbeiten können.

    Sie können hier beispielweise die Ordner "Beantworten", "Anrufen", "Nachfassen", "Lesen" anlegen. Oder Sie verwenden Zieltermine, oder "Dringend", "Wichtig", oder "Diese Woche", "Nächste Woche". Beachten Sie dabei, die Ordner auf der gleichen Hierarchiestufe klar nach demselben Ordnungskriterium zu benennen. Verwenden Sie also zum Beispiel "Dringend" und "Nicht dringend", aber zum Beispiel nicht "Dringend" und "Lesen".

    Regeln nutzen

    Nutzen Sie die Funktion "Regeln" Ihres E-Mail-Programms, um E-Mails mit bestimmten Betreff oder nach anderen Kriterien direkt in einen Ordner einzusortieren.

    Dies gilt besonders für den Ordner "Lesen". Hier können Sie automatisch Newsletter und andere nicht termingebundene E-Mails ablegen, um diese später zu Wartezeiten oder Reisezeiten mit Bus und Bahn zu lesen.

    2. Laufende Arbeiten

    Entscheiden Sie, ob Sie eine eintreffende E-Mails innerhalb von drei Minuten bearbeiten können. Wenn ja, bearbeiten Sie sie und legen sie anschließend ab. Berücksichtigen Sie dabei auch die gesendeten Nachrichten.

    Tipp: In MS Outlook haben Sie die Möglichkeit, in den Optionen für E-Mail das Ankreuzfeld "Beim Antworten auf Nachrichten, die sich nicht im Posteingang befinden, die Antwort im selben Ordner speichern" zu aktivieren. Verschieben Sie erst die zu beantwortende E-Mail und senden dann eine Antwort, dann wird die Antwort automatisch im gleichen Ordner abgelegt.

    Lässt sich eine E-Mail nicht innerhalb von drei Minuten bearbeiten, so legen Sie diese in einen der "Zu-Erledigen"-Ordner ab. Je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit können Sie dann den Inhalt regelmäßig überprüfen und die E-Mails en bloc abarbeiten - und danach gleich ablegen.

    Sie erleichtern Ihre Arbeit, wenn Sie Ihre Ordnerstruktur regelmäßig überprüfen, ob sie noch zu den Erfordernissen passt. Und wenn ein aktuelles Projekt abgeschlossen ist, können Sie die zugehörigen E-Mails mitsamt dem Ordner direkt im Archiv ablegen.

    Die grundsätzliche Frage für die richtige Ablage von E-Mails ist: "Wo würde ich diese Information nach sechs Monaten suchen?". Die Antwort zeigt Ihnen, ob eine Ordnerablage nach Personen, Projekten oder anderen Kriterien für Sie am praktischsten ist - zum Beispiel Ihren Hauptaufgabenbereichen.

    3. Aufräumarbeiten

    Nun haben Sie ein Ordnungssystem, aber in Ihrem Posteingang sind über hundert E-Mails? Dann machen Sie die Organisation von E-Mails aus Ihrem Posteingang zu einem Projekt. Legen Sie einen Unterordner "Aufgelaufen" oder ähnlich unter Ihrem Hauptordner "Zu Erledigen" an. Dorthin verschieben Sie alle E-Mails aus Ihrem Posteingang. Betrachten Sie dann die Erledigung von E-Mails in diesem Ordner als weiteres Projekt, das es abzuschließen gilt.

    Dies ist ein einfacher Trick, der enorme Auswirkungen hat. Er gibt Ihnen das Gefühl, Ihre E-Mails im Griff zu haben, erhöht Ihre Effizienz und wirkt Stress mindernd.

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