Türchen 12: Notfallplan bei Ausfall des Geschäftsführers

  • Als Unternehmer Vorkehrungen für den eigenen Ausfall treffen zu müssen, ist zunächst ein unangenehmer Gedanke. Wer würde Sie im Ernstfall vertreten? Würde Ihr Geschäft weiterlaufen können? Was würde passieren, wenn Sie plötzlich längere Zeit - oder auf Dauer ausfielen?

    Mit einem schriftlichen Notfallplan sind Sie auf der sicheren Seite und können Ihr Unternehmen wirksam vor Schäden schützen.

    Unten finden Sie Anregungen und Hinweise, was in einen Notfallplan gehört. So können Sie beruhigt sein, dass Ihr Unternehmen im Ernstfall in sicheren Händen ist und Sie sich nicht ständig Gedanken dazu machen müssen.

    Der Notfallplan umfasst vier übergeordnete Themen:

    • Vertretungsregelungen und Vollmachten
    • Unterlagen und Ansprechpartner
    • Verzeichnis der Schlüssel, Codes und Kennwörter
    • Regelungen für betriebliche Vorgänge

    Denken Sie daran, den Notfallplan für die betreffenden Personen zugänglich zu machen und stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

    Vertretungsregelungen und Vollmachten

    Benennen Sie eine Person oder Personen, die Ihre Geschäfte vorübergehend in Ihrem Sinne weiterführen sollen, wenn Sie längere Zeit nicht einsatzfähig sind oder bis Ihr Unternehmen an Ihren Nachfolger übergeben wird. Statten Sie diese Person mit den nötigen Vollmachten aus - dauerhaft mit einer Generalvollmacht bzw. Geschäftsvollmacht oder zeitlich befristet mit einer Bankvollmacht oder Prokura.

    Lassen Sie sich wegen der gesetzlichen Bestimmungen von einem Notar oder Anwalt beraten, da für jede Rechtsform hierfür andere Regeln gelten können.

    Bedenken Sie, dass die Verfügungen auch in den privaten Bereich hineinreichen. Mit einer Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung und Patientenverfügung sorgen Sie dafür, dass die Mitglieder Ihrer Familie bzw. Ihre Stellvertreter handlungsfähig bleiben. Es ist sinnvoll, die Regelungen nicht nur im Testament aufzunehmen, zum einen, um den Zeitverlust bis zur Handlungsfähigkeit möglichst gering zu halten, zum anderen, weil auch Unfälle oder schwere Krankheiten eine Geschäftsunfähigkeit auslösen können. Auch hier ist es empfehlenswert, einen Anwalt oder Notar zur Unterstützung hinzuzuziehen.

    Unterlagen und Ansprechpartner

    Erstellen Sie eine Liste mit Unterlagen und Ansprechpartnern für betriebliche Belange. Ansprechpartner sind zunächst Ihr Stellvertreter und weitere Personen, die bei Krankheit, Unfall oder Tod zu benachrichtigen sind. Ferner alle Unternehmen, Personen und Organisationen, zu welchen eine Geschäftsbeziehung besteht, insbesondere die wichtigsten Kunden.

    Unterlagen und Ansprechpartner folgender Bereiche können betroffen sein:

    • Recht, Finanzen und Banken
      • Steuerberater, Rechtsberater
      • Kredite und Darlehen
      • Regelmäßige Zahlungsverpflichtungen (Miete, Strom, Telefon usw.)
      • Bankverbindungen
      • Bankschließfach und ggf. eigener Safe
      • Wertpapiere
      • Immobilien
      • Beteiligungen
      • Versicherungen
      • Bankverbindungen für die Überweisung der Mitarbeitergehälter
      • Spenden
      • Unternehmensnachfolge
      • Wichtige Kunden
    • Verträge und Urkunden
      • Verträge mit Kunden und Lieferanten
      • Handelsregisterauszug
      • Marken und Patente
      • Betriebliche Urkunden
      • Grundbuchauszug
      • Softwarelizenzen
      • Sonstige Vereinbarungen und Unterlagen
    • Mitgliedschaften
      • Mitgliedschaften in Vereinen und Verbänden
    • Kaufmännische Unterlagen
      • Aufträge von Kunden und Lieferanten
      • Rechnungen
      • Angebote und vereinbarte Kundenrabatte
      • Waren und anstehende Lieferungen bzw. Bestellungen
      • Ablagesystem Belege
      • Zugriff auf die Kasse
      • unternehmensspezifische Regelungen

    Verzeichnis der Schlüssel, Codes und Kennwörter

    Dies betrifft sowohl den Aufbewahrungsort für physisch vorhandene Schlüssel für Türen, Aktenschränke, Safes und Schließfächer, als auch PINs für EC- und Kreditkarten, sowie Benutzerkennungen und Kennwörter für betrieblich genutzte Software, Webapplikationen, Webhosting und Clouddienste. Wenn Sie ein Passworttool nutzen, erleichtern Sie sich die Arbeit. Darin können Sie alle Kennwörter aktuell halten und müssen nur den Master Key sicher aufbewahren.

    Regelungen für betriebliche Vorgänge

    Halten Sie schriftlich fest, wie bei betrieblichen Vorgängen vorzugehen ist. Dies betrifft:

    • Prüfung und Bearbeitung der eingegangenen Zahlungen
    • Automatische Abbuchung von Gebühren, Steuern, Krediten, etc.
    • Überweisung von Verbindlichkeiten, Skonti
    • Vorgehensweise für die Vorbereitung der Buchungen und Ablage von Belegen und Kontoauszügen und Weitergabe an den Steuerberater
    • Nachweis von Arbeitszeiten, Vorgehensweise Berechnung Löhne, Überweisung Mitarbeitergehälter und Lohnnebenkosten

    Legen Sie am besten einen kleinen Maßnahmenplan für die Weiterführung des Unternehmens im Krisenfall bei: Was ist wann zu tun und vom wem? Was sind die dringendsten Aufgaben? Welche Termine sind einzuhalten? Wer hat die Verantwortung für welche Abläufe? Gibt es wichtige Zusatzinformationen (zum Beispiel Sonderkonditionen für Kredite, Skonti)?

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